Den lille papirlap med lim på kanten har længe været fast del af konsulentens værktøjskasse. I begyndelsen som en (overvurderet) gimmick, nærmest som om selve brugen af post-its beviste at mødet var dynamisk, engagerende og resultat-skabende. En lille farverig bekræftelse af fordommen om konsulenter der siger, at de er varm luft, men i flot indpakning.
Nu, når jeg fordeler bunker med post-its på gruppernes arbejdsborde i en workshop, kan jeg da godt se de himmelvendte øjne på enkelte deltagere: ”Suk, nu igen……” Men, efter flere end 30 år i tech-branchen og med tusindvis (!) af møder og workshops bag mig, har jeg STADIG ikke set et værktøj der slår post-its.
Gruppearbejde er ingens yndlingsaktivitet. Hierarkier og asymmetriske magtrelationer kan ikke lægges til side, og oveni dem kan man lægge personlige tendenser til at tale/lytte for meget/lidt. Hvis alle i gruppen skal bidrage, skal rammerne og værktøjet understøtte det, det kommer IKKE af sig selv.
Jeg synes det er hensigtsmæssigt at opdele gruppearbejde i individuelle og fælles faser, og bringer et eksempel fra workshop om psykologisk tryghed i det følgende. Arbejdsopgaven for grupperne i eksemplet er at forbedre psykologisk tryghed på det faste ugemøde.
Først kommer der en fase med individuelt arbejde – i stilhed og indenfor en klart defineret tidsramme. Individuelt arbejde er velegnet til at generere udsagn til senere prioritering og diskussion, og formatet giver tid og ro til at tænke sig om hver især. Opgaven er at finde faktorer der hæmmer den psykologiske tryghed, konkret: at skrive svar på det fælles spørgsmål: ”Hvilke aspekter af ugemødet hæmmer den fælles psykologiske tryghed?” Et svar pr postit, så mange som muligt.
Så kommer en kort fase med fælles arbejde: de individuelle bidrag sorteres og der er afstemning om hvilke hæmmende faktorer der er vigtigst at gøre noget ved. Resultat af denne fase er et antal udsagn, udviklet og valgt af HELE gruppen, ikke blot af deltagere der er særligt velformulerede eller højt rangerede.
Så skal der igen arbejdes individuelt! Denne fase tager længere tid og genererer et VÆLD af forslag til hvordan man kan afhjælpe de hæmmende faktorer. Hver deltager skriver for sig selv, og listen må gerne være FOR lang, dvs så lang at forslagene reelt bliver fjollede eller meningsløse; dels fordi det er morsomt, men også for at komme hele vejen rundt. Det individuelle arbejde afsluttes med et par minutter hvor hver deltager selv vælger de bedste ideer fra egen liste og – skriver de udvalgte på post-its.
Gruppearbejdet har nu varet i en halv times tid, og indtil nu har der det meste af tiden været helt stille…….
Den sidste fælles fase involverer afstemning – de bedste ideer vælges ud – og så: diskussion og yderligere detaljering. Gruppearbejde som det plejer at være! Men på et demokratisk arbejdsgrundlag, og med dokumentation for hele processen til rådighed.
Der er brugt mange post-its, og det er en tilfredsstillelse for alle deltagere at se på både de kasserede – en bunke ideer der var gode, men ikke gode nok og i sig selv bevis for at gruppen har knoklet – og de udvalgte, med masser af stemmeprikker!
Kunne man bruge andet end post-its til dette arbejde? Helt sikkert! Og jeg er klar over at der findes online platforme der giver en glimrende postit funktion. Men de farverige lapper er skønt pålidelige, et low-tech arbejdsredskab der effektivt bygger bro mellem individuelle refleksioner og fælles løsningsudvikling.
Læs mere om workshop om psykologisk tryghed her.