Du kender helt sikkert følelsen – den lette uro, der ledsager negativ feedback. Det er ubehageligt både at give og modtage negativ feedback, og reaktionen, der er helt normal, hænger sammen med et forhøjet stressniveau.
En fysiologisk stressreaktion kan føre alverdens sygdomme med sig, hvis den fortsætter for længe. Men et særligt aspekt ved stress omtales sjældent. Og dette aspekt viser sig med også ved kortvarig påvirkning: stress umuliggør indlæring.
Stress giver ”tunnelsyn”. Vi har svært ved at reflektere og sætte en situation i perspektiv, evt tænke tilbage på andre tilsvarende situationer hvor vi har fundet en god løsning. Tunnelsyn giver hjernemæssigt effektive (dvs hurtige), men temmelig ureflekterede reaktioner.
Dvs hvis du skal aflevere negativ feedback hvor du ønsker at modtageren rent faktisk lærer noget af den (og hvornår ønsker man ikke det?) skal du gøre en aktiv indsats for at reducere stress i situationen. Ellers risikerer du at din feedback er spildt.
Det handler ikke om en blød lænestol og wellness-musik, men om struktur, forberedelse og et balanceret budskab. Undgå at det bliver til en diskussion om modtagerens generelle eksistens eller personlighed – hold dig til observerbare forhold, og hjælp modtageren til indlæring ved at rammesætte feedbacken på en hjælpsom måde-
Først må du gøre dig umage med at identificere den konkrete kontekst/situation, hvor du ser problematisk adfærd. Undgå generel personkarakteristik (”jeg synes du er uengageret”), sig i stedet fex: ”i vores mandagsmøder ser jeg sjældent at du stiller spørgsmål eller kommer med forslag”.
Du må også beskrive den problematiske adfærd: ”Jeg oplever at du på mandagsmødet ofte ser ned i din telefon, somme tider hele mødet igennem”.
Til sidst må du beskrive hvordan den problematiske adfærd virker på dig. F.eks. ”Din adfærd på mandagsmøderne gør at jeg ikke ved hvad der interesserer dig. Og jeg kan føle at du ikke er engageret i vores projekt. Er der noget jeg overser?”.
Du kan tænke på en SAV: Situation, Adfærd, Virkning.
SAV-strukturen giver modtageren en chance for at lære nyt og ændre adfærd, ud fra anvisninger du selv giver som en del af din feedback (i dette tilfælde: deltag aktivt, lad telefonen ligge).
SAV tvinger feedbacken væk fra generelle personangreb – der er diffuse og ekstremt stressfremkaldende – hen imod observerbare forhold, der måske nok er ubehagelige at tale om, men ikke på samme måde uhåndgribelige og konflikt-eskalerende.
Hvis du tænker at din negative feedback ikke kan rummes i SAV-strukturen bør du spørge dig selv om den er fair, eller om du måske generaliserer på et forkert grundlag.
Helt stressfri negativ feedback er nok ikke mulig, men med forberedelse og struktur gør du en indsats for at reducere stress og skabe plads til indlæring.