Hvad handler sparring om og hvordan foregår det?
Eva, nyudnævnt afdelingsleder med personaleansvar på et team med ca 20 medarbejdere, har beskrevet en situation der har gjort hende ked af det og flov: pga ressourcesituationen i den virksomhed hvor hun arbejder, har hun indvilget i et kortvarigt udlån af en medarbejder til en anden afdeling.
Medarbejderen siger ok, og den modtagende afdeling (der tilfældigvis også har en nyudnævnt leder, Morten) er glade for en hjælpende hånd.
Et sted på vejen mistes den vigtige information, at medarbejderen tidligere har været langtidssygemeldt med stress.
Medarbejderen indgår i planlægning af arbejdet helt som sine midlertidige kolleger.
Arbejdsopgaverne i Evas og Mortens afdelinger er nærmest identiske, kun lokationen er en anden. Morten går derfor ud fra at introduktion og oplæring kan springes over.
Medarbejderen er allerede på første dag meget presset og kontakter – ikke Eva, men Evas forgænger, der giver Morten en kæmpe ”balle” over telefonen.
————–0————–
Eva: Morten er selvfølgelig helt vildt gal på mig fordi jeg ikke havde givet besked om den gamle sygemelding….og min forgænger er vist heller ikke så imponeret over mig. Jeg er bare så flov.
Mig: Hvad kunne du have gjort anderledes?
Eva. Jeg kunne jo have orienteret Morten om medarbejderens særlige følsomhed…
Mig: Ja, hvad ville det have betydet?
Eva: Morten ville synes jeg var et pylrehoved!
Mig: Ok. Har Morten tidligere givet dig indtryk af at han synes du er et pylrehoved?
Eva: Nej, ikke direkte….
Mig: Ok. Du kan ikke være sikker på han synes du var et pylrehoved, men det er selvfølgelig en mulighed. Kunne du forestille dig andre måder han kunne reagere på?
Eva: Ja, selvfølgelig. Han ville jo nok have været glad for at vide at han skulle give medarbejderen lidt ekstra tid…..
Mig: Ok, hvis medarbejderen havde fået ekstra tid til opgaverne, så var udlånet gået bedre?
Eva: Ja, det er jeg ret sikker på.
Mig: Jeg tror du har ret i at Morten ville være glad for den information. Hvad tænker du at gøre nu?
Eva: Jeg ved det virkelig ikke. Alle er sure på mig. Medarbejderen, Morten og min forgænger…..
Mig: Ja, det er må være ubehageligt for dig. Men lad os tale om de tre relationer en ad gangen. Hvilken af de tre er den allervigtigste for dig i din nuværende situation?
Eva: Ja, i virkeligheden er det jo nok Morten. Vi var på ledertræning sammen og blev udnævnt næsten samtidig. Det har været så skønt at have en at tale med om alle de nye opgaver, også selvom han kan have tendens til at være lidt selvhævdende. Han er faktisk normalt ekstremt pålidelig, og har mange gange været en god ven også selvom vi konkurrerede ret hårdt om forfremmelsen.
Mig: Jeg er helt enig i at Morten vil være vigtig for dig også fremadrettet. Hvilke muligheder har du for at genoprette eller forbedre jeres relation?
Eva: Jeg kan give ham en undskyldning……
Mig: For hvad?
Eva: For ikke at have orienteret ham om medarbejderens følsomhed, selvfølgelig!
Mig: Jeg kan godt se at du begik en fejl ved ikke at orientere om det, og det havde konsekvenser for både medarbejderen, Morten og dig. Men Morten var også hurtig til at konkludere at medarbejderen kunne klare sig uden introduktion.
Du nævnte at han ville sige du var et pylrehoved, og det virker jo som om du ikke føler dig 100% respekteret af ham. Er det rigtigt forstået?
Eva: Ja det er rigtigt forstået. Han har MEGET travlt når jeg skal have fat på ham. Vi taler ofte sammen om løst og fast, men hvis jeg har brug for hans hjælp eller opmærksomhed er han svær at fastholde bare i to minutter.
Mig: OK…. hvordan kunne du gribe det an, hvis målet er at du og Morten skal undgå at stå i en situation som denne fremover?
Eva: Den er svær……..
Mig: Ja. Fejl er helt uundgåelige, men det er stadig ret tabubelagt at indrømme dem eller at stå ved at man ønsker at lære af dem.
Eva: Ja mon ikke….
Mig: Som jeg ser det, er der ikke meget godt at sige om denne fejl – den bringer ikke ny viden frem, I har ikke ligefrem opfundet penicillinet, I har bare haft lidt for travlt i jeres kommunikation. Og I har formodentlig allerede firma-HR-processer der beskriver vilkår osv omkring udlån af medarbejdere.
Eva: Ja.
Mig: Og alligevel vil jeg opfordre dig til at tænke i struktur, hvis du ønsker en forandring.
Eva: Sig ikke ordet struktur, der er rigelig faste møder i forvejen…
Mig: Jeg tror ENORMT MEGET på forandring uden faste møder! Men ikke uden struktur.
Eva: Hmmm. Jeg tror ikke jeg ved hvad du mener.
Mig: En struktur kunne f.eks. være reminder til dine og Mortens samtaler, uanset om det er om løst og fast eller om mere alvorlige emner. En form for ekstra agendapunkt som du altid husker at få med. For eksempel: ”Har du andet vi bør tale om” Eller ”Er du helt enig i det vi lige har aftalt, eller er der har du reservationer du ikke har fået nævnt”. Eller ”Kan jeg hjælpe dig med noget udover det vi har talt om”. Du skal være forberedt på at kæmpe for det!
Men en struktur kunne også være en aftale om at drikke en kop kaffe sammen den første mandag i hver måned.
Det der er vigtigt, er at dit ønske om forandring får en konkret form som du kan huske, og som du evt kan ”klistre på” noget der sker i forvejen: et ekstra agendapunkt hver gang du taler i telefon med Morten er nemt at huske. Et kaffemøde på en dag hvor I i forvejen er på samme lokation er også nemt at huske. Det øger simpelthen chancen for at det kommer til at ske.
Forstår du nu?
Eva: Ja. Jeg tror bedst jeg kan lide ideen om et fast kaffemøde, det andet er for formelt og unaturligt for mig. Og vi er alligevel fysisk samlet hver anden måned.
Mig: OK. Så du har nu et par komponenter til en snak med Morten:
- en undskyldning
- et ønske om at lære mest muligt af den fejl der blev begået i forhold til medarbejderudlån – som har fået dig til at tænke at I måske skipper vigtig information pga hverdagens travlhed
- et forslag om at I ses over en kop kaffe hver gang der er ledermøde så I får talt jævnligt sammen
Eva: ja, det er vel det.
Mig: Hvornår tager du den snak med Morten?
————–0————–
Sparring er nede på jorden og tæt på din hverdag.
Vi finder handlemuligheder og ressourcer, og du bliver motiveret til at handle på den forandring du ønsker. Du kan tale om og gennemspille hverdagssituationer og blive mindet om hvad der er vigtigt for dig.
Jeg spekulerer ikke i dine motiver og spørger ikke hvorfor.
Se mere om sparring her.